dinsdag 26 april 2011

P-in-the-ass

De meeste burgers van dit land hebben nog nooit gehoord van P-direkt. Dat hoeft ook niet. P-direkt is het geautomatiseerde 'personeelsmanagementinformatiesysteem' van de rijksoverheid. Het is zo'n ingewikkeld systeem dat rijksambtenaren - vooral managers - daar wekelijks uren en uren aan moeten besteden. Tijd die zij ook zouden kunnen besteden aan het heil van burgers en bedrijven.

Zelf doen
De Rijksoverheid heeft bezuinigd op personeelsadviseurs. De filosofie is dat managers en medewerkers heel veel dingen zelf kunnen en moeten doen. Als er vroeger een brief moest worden geschreven aan een medewerker, bijvoorbeeld in verband met een wijziging van het aantal uren dat iemand per week werkt, werd die brief opgesteld voor de personeelsafdeling. Nu moet de manager dat zelf doen. Met behulp van het geautomatiseerde systeem P-direkt.

Tegenwerking
Managers ervaren de kunsten die P-direkt vertoont echter eerder als tegenwerking. Ik sprak een directeur bij de rijksoverheid die een brief de deur uit moest doen in verband met de tijdelijke aanstelling van een jonge ambtenaar. Hij had naar eigen zeggen een rustige week, dus hij had er de hele middag voor uitgetrokken om het gevecht met P-direkt aan te gaan. "Vier uur ben ik er mee bezig geweest, zonder resultaat," zei hij tegen me. Een andere directeur vertelde mij dat hij er maar niet in slaagde om in P-direct in te voeren dat één van zijn medewerkers een kindje had gekregen. Ook bij de personeelsafdeling kon niemand hem helpen.

Algemeen belang
Ik kan dergelijke problemen bevestigen uit eigen ervaring, opgedaan in de nadagen van mijn bestaan als rijksambtenaar. De vraag is natuurlijk waarom duur betaalde overheidsdienaren hieraan überhaupt zo veel tijd moeten besteden. Daarvoor dragen we met z'n allen toch geen belasting af? En nog belangrijker: hiervoor heb je als ambitieus persoon toch niet gekozen toen je besloot het algemeen belang te willen dienen als rijksambtenaar? Deze vragen maken dat hier meer aan de hand is dan een louter interne kwestie. Het is voor de burgers en bedrijven in dit land van groot belang dat we een kwalitatief hoogwaardige rijksdienst hebben. Dat komt mede door de ambtenaren die worden gemotiveerd het beste uit zichzelf te halen in het belang van burgers en bedrijven. Als je de interne systemen vervolgens zo ingewikkeld inricht dat zelfs hoge ambtenaren er op feestjes over beginnen te klagen, dan doe je uit het oogpunt van personeelsmanagement toch echt iets fout.

Les
Het is sowieso een les voor organisaties om te trachten de energie die managers en medewerkers aan interne procedures moeten besteden, binnen redelijke proporties te houden. Vereniging Eigen Huis is gestart met een periodiek tevredenheidsonderzoek onder de medewerkers, waar onder meer dit soort zaken boven water kunnen komen. De filosofie hier achter is dat tevreden medewerkers beter werk verrichten, en daar profiteren onze leden rechtstreeks van. Bij een zeer grote organisatie als de rijksoverheid is dit ongetwijfeld minder gemakkelijk te realiseren. Maar toch liggen hier kansen, omdat de tevredenheid van burgers en bedrijven over hun overheid alleen maar ten goede zullen komen voor de overheid. En daar gaat het toch om?

Geen opmerkingen:

Een reactie posten